Wie fertigen Sie Ihre Geschäftspost an: per Brief oder Mail?

Dieser Beitrag wurde bereits am 09. 04. 2014 veröffentlicht. Das ist eine ganze Weile her. Der Inhalt ist daher möglicherweise nicht mehr auf dem neuesten Stand.


Egal ob Sie Angebote oder Rechnungen verschicken, wichtige Absprachen treffen oder Kunden, Mitarbeiter oder Geschäftspartner direkt informieren möchten: Gründe für geschäftlich veranlasste schriftliche Kommunikation entsteht tagtäglich. Welchen Weg nutzen Sie für Ihre schriftliche Kommunikation? Ist es noch der DIN-optimierte Geschäftsbrief oder nutzen Sie bereits die schnell und einfach am PC oder Handy erstellte E-Mail? Gerade in den vergangenen Jahren hat sich der Kommunikationsweg zunehmend hin zu den elektronischen Medien bewegt. Welche Vor- und Nachteile bieten uns die unterschiedlichen Möglichkeiten und an welche Regeln und Vorschriften müssen wir uns halten, wenn es sich um Geschäftsbriefe handelt.

Der Geschäftsbrief

Schon seit vielen Jahren gilt der Brief als wichtiges und vor allem durch eine Unterschrift als rechtssicheres Mittel der schriftlichen Kommunikation. Gerade für Unternehmer, Handwerker, Selbstständige und Freiberufler gibt es in Sachen rechtlicher Sicherheit und Vertraulichkeit bisher kaum Alternative zur Briefpost. Auch die in den letzten Jahren immer wieder angepriesene DE-Mail scheint nicht das richtige Mittel zu sein. Ein großer Nachteil in unserer schnelllebigen Zeit ist die Dauer, die ein Brief vom Schreiben, über das Versenden bis hin zum Lesen und Beantworten in Anspruch nimmt. Dazu kommen Druckkosten,  Porto und Papier. Aber gerade das Papier, der Briefbogen und der Umschlag bieten die Möglichkeit, das eigene Logo oder verschiedene grafische Elemente  der eigenen Corporated Identity hinzuzufügen.  Übrigens: der Shop für kleine und große Gewerbekunden bietet Ihnen neben Briefmarken, Papier und Umschläge alles, was Sie für Ihr Büro benötigen.

Ein kleiner Exkurs

Das Wort „Brief“ entstammt dem Lateinischen „brevis“, was so viel wie „kurz“ oder „knapp“ bedeutet. Zur Nachrichtenübermittlung wurden anfangs Tontafeln und Papyrusrollen benutzt. Nach und nach entstand der gefaltete Brief, wie wir ihn auch heute noch kennen. Allerdings waren bis ins 19. Jahrhundert die Briefbögen lediglich gefaltet und mit einem Sigel verschlossen. Umschläge gibt es erst seit ca. 1930. Wurde die schriftliche Nachricht in den ersten Jahrhunderten via Boten überbracht, entwickelte sich daraus bereits im 18. Jahrhundert ein regelrechter Wirtschaftszweig. Und es gibt noch einen Unterschied. Noch bis ins 19. Jahrhundert hinein musste der Adressat den Brieftransport bezahlen. Heute übernimmt in der Regel der Absender das Freimachen der Briefpost.

Die E-Mail

Statistisch gesehen werden Tag für Tag rund eine Milliarde E-Mails in Deutschland versendet – ein Großteil davon auch im geschäftlichen Umfeld. Zwei Vorteile haben der Online-Kommunikation dazu verholfen: Sie ist kos­tenlos, und sie ist schnell. Allerdings ist die Kommunikation via Mail bei weitem nicht so sicher und vertraulich, wie es bei Eingabe einer eindeutigen Empfänger-Adresse vermuten lässt. Gerade in der letzten Zeit häufen sich die Informationen darüber, dass E-Mail-Kontodaten ausspioniert wurden. Zudem fehlt eine rechtssichere Empfangsbestätigung.

Gestaltungsvorschriften und Aufbewahrungsfisten gelten für Brief und Mail

In Punkto Gestaltungsvorschriften und Aufbewahrungsfristen sollten sie E-Mails und die konventionelle Briefpost adäquat behandeln. Auch kurze E-Mails, die beispielsweise über den Stand in einem Projekt informieren, sind wie Bestandteil der geführten Geschäftskorrespondenz. Das bedeutet, dass sie abgelegt und verwaltet werden müssen und im Streitfall zur Beweisführung herangezogen werden können.

Egal, ob Sie mit Geschäftspartnern, Kunden oder Mitarbeitern via Brief oder Mail kommunizieren, achten Sie auf einen höflichen, angemessenen und sachlichen Ton. Versuchen Sie, gerade in Mails kurz und prägnant zu schreiben, denn hier sind Nachfragen schnell und unkompliziert möglich. Daneben sollten Sie sowohl beim Erstellen eines Geschäftsbriefes als auch beim Schreiben einer Geschäfts-Mail formelle Kriterien einhalten.

  • Die Betreffzeile
    Sie informiert den Empfänger schnell über den zu erwartenden Inhalt und ermöglicht in der Regel eine schnelle und effektive Bearbeitung.
  • Die Anrede
    Gerade im geschäftlichen Umgang ist „Sehr geehrter Herr…“ oder „Sehr geehrte Frau…“ gerade zu Beginn einer Zusammenarbeit sicher die richtige Wahl. Je nach Grad des Sich-Kennens oder einer freundschaftlichen Beziehung wird dann häufig zu „Hallo Frau…“ / „Hallo Herr…“ übergegangen. Trennen Sie die Anrede mit einem Komma und einer Leerzeile vom Haupttext.
  • Der Hautteil mit der eigentlichen Information
    Schreiben Sie möglichst keinen langen Fließtext. Bauen Sie Absätze mit Leerzeilen ein. So erleichtern Sie dem Leser das Erfassen Ihrer Gedanken. Wenn möglich gliedern Sie umfangreichere Informationen in verschiedene Punkte (1., 2., 3.)
  • Die Grußformel
    Gerade bei der Grußformel sind viele von uns oft unsicher. Mit freundlichen oder doch eher mit lieben Grüßen,  oder lieber im Singular „Mit freundlichem Gruß“? Oder ist es formeller besser: „Hochachtungsvoll“? Eine interessante Auseinandersetzung mit den Schlussformeln in einer Mail finden Sie hier.
  • Die Signatur
    In der Mail findet sich die Signatur unter der Grußformel, meist mit einer Zeile Abstand. Sie sollte so kurz wie möglich, aussagekräftig und übersichtlich sein und muss laut rechtlichen Vorgaben ( z. B. § 37a Handelsgesetzbuch, § 80 Abs. 1, S. 1 Aktiengesetz oder auch § 35a Abs. 1, S. 1 GmbH-Gesetz) folgende Informationen umfassen: Ort des Firmensitzes / der Niederlassung oder Sitz der Gesellschaft mit korrekter Postanschrift; Registergericht sowie die Nummer der Eintragung im Handelsregister.  Nicht zwingend erforderlich, aber dennoch sinnvoll ist die Angabe der Telefon- und Faxnummer, der Website und zunehmend immer mehr von Bedeutung: ein Link zum Firmenauftritt in den sozialen Netzwerken.

Welchen Kommunikationsweg für Ihre Geschäftspost bevorzugen Sie? Schreiben Sie uns.


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Brief oder Mail? Was Sie bei Geschäftspost beachten sollten