Ein effektives Business Process Management ist besonders wichtig für komplexe Unternehmen.

Dieser Beitrag wurde bereits am 02. 12. 2014 veröffentlicht. Das ist eine ganze Weile her. Der Inhalt ist daher möglicherweise nicht mehr auf dem neuesten Stand.


Je größer ein Unternehmen, desto komplexer die Prozesse. Effizient und erfolgreich ist nur, wer die eigenen Arbeitsabläufe reflektiert – und optimiert. Business Process Management heißt das Zauberwort. Wir zeigen Ihnen, was das bedeutet und worauf es dabei ankommt.

Was ist Business Process Management?

In jedem Unternehmen läuft eine Vielzahl von Geschäftsprozessen ab. Von der Auftragsbearbeitung über die externe wie interne Kommunikation bis hin zur Ressourcenplanung und Kundenbetreuung unterliegen alle erdenklichen Arbeitsfelder diversen Abläufen – und je größer ein Unternehmen ist, desto umfangreicher und vielschichtiger werden diese Abläufe. Um ein völlig willkürliches und damit chaotisches Vorgehen zu verhindern, ist es für ein Unternehmen – will es auf Dauer erfolgreich sein – essentiell

  • zunächst die Kundenbedürfnisse genau zu kennen
  • die eigenen Arbeitsprozesse entsprechend zu identifizieren und zu analysieren
  • Schwachstellen zu erkennen und auszubessern
  • Prozesse neu zu gestalten und zu optimieren
  • sie zu dokumentieren und zu kontrollieren
  • Kosten und Ressourcen zu planen
  • konkrete Rollen und Rechte der Prozessbeteiligten zu definieren
  • Prozessveränderungen nachzubetrachten und in die nächste Planung einzubeziehen

Mit all diesen Punkten befasst sich das Business Process Management (BPM). Dabei verfolgt es in letzter Konsequenz immer das Ziel, die Effizienz, Transparenz, Flexibilität und Qualität der operativen Prozesse zu steigern, Kosten zu senken und damit Unternehmensziele besser zu erreichen. Auf business-wissen.de finden Sie dazu einen ausführlichen Überblick.

Die vier Phasen des Business Process Management

Aber worauf ist nun zu achten, will man die eigenen Betriebsprozesse erfolgreich optimieren? Damit das Process Management gelingt, müssen häufig verschiedene Fachabteilungen miteinander abgestimmt werden; eine zielgerichtete Kommunikation und Zusammenarbeit ist also maßgeblich. Vor allem die IT, die technische Umsetzung von Geschäftsprozessen also, muss optimal in die BPM einbezogen werden.
Im Wesentlichen werden konkret vier Stadien durchlaufen:

1. Planung und Modellierung von Prozessen
2. Simulation neuer Prozesse
3. Umsetzung
4. Überwachung und Dokumentation

In der ersten Phase werden bestehende Prozesse im Hinblick auf Kundenbedürfnisse genau unter die Lupe genommen und neue Prozesse modelliert. Idealerweise weist man ihnen hier schon verantwortliche Personen zu, die Prozesseigner. An oberster Stelle steht der Prozesskoordinator.

Bevor neue Arbeitsabläufe praktisch umgesetzt werden, sollten sie in der zweiten Phase anhand von Prozessmodellen simuliert werden. Nur so ist sichergestellt, dass die kritischen Faktoren Kosten, Zeit und Qualität die Zielvorgaben einhalten.

Nun können in einer dritten Phase die umgestalteten bzw. neuen Geschäftsprozesse in der Praxis implementiert werden.

Zuletzt ist es in der vierten Phase von entscheidender Bedeutung, die neuen Abläufe genau zu überwachen und zu dokumentieren. So kann die Behandlung von Problemfeldern und Reibungspunkten in die nächste BPM-Planungsphase eingehen – denn Prozessoptimierung ist selbst ein kontinuierlicher Prozess.
Wenn Sie hierzu mehr wissen wollen, finden Sie auf heise.de einen hilfreichen Artikel, der acht Regeln zur erfolgreichen Einführung von BPM in Unternehmen benennt.

Praktische Hilfsmittel

Das BPM geschieht heutzutage nicht mit Stift und Papier. Dem Prozessmanager steht bei Bedarf eine Reihe von nützlichen Tools zur Verfügung, die helfen sollen, die Prozessoptimierung gezielt zu strukturieren und durchzuführen. Gerade in großen Unternehmen mit einem echten Dschungel an Betriebsabläufen ist dies unerlässlich. Einige Firmen bieten deshalb spezielle BPM-Software an, und manche gehen sogar noch einen Schritt weiter. Die Münchner ConSol* Consulting und Solutions Software GmbH etwa, die schon seit 1984 Lösungen im Bereich IT liefert, fokussiert mit ihrer Software „ConSol* CM“ nicht mehr nur das klassische BPM, sondern kombiniert es überdies mit einem vielseitigen Kundendatenmanagement. Dieser Ansatz ist zukunftsweisend und findet immer weitere Verbreitung. Mit gutem Grund: Denn der Erfolg eines Unternehmens ist auf Dauer stets abhängig von der Zufriedenheit des Kunden.


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Pimp my business – über die Bedeutung von Process Management in Unternehmen