Videokonferenzen bieten Einsparungspotential an Kosten und Zeit.

Dieser Beitrag wurde bereits am 25. 03. 2014 veröffentlicht. Das ist eine ganze Weile her. Der Inhalt ist daher möglicherweise nicht mehr auf dem neuesten Stand.


Führt Ihr Unternehmen auch verschiedene Präsentationen, Besprechungen oder Projekt bezogene Meetings durch, zu denen die Teilnehmer von unterschiedlichen Orten anreisen? Um diese Anreisen zu vermeiden, verwenden viele kleine und mittelständische Unternehmen Voice- und Telekonferenzsysteme. Allerdings wird in Zukunft insbesondere die Nutzung von unterschiedlichen Videokonferenzsystemen und für die Kommunikation innerhalb von Unternehmen deutlich zunehmen, so das Ergebnis verschiedener Befragungen der Experton Group in kleinen und mittelständischen Unternehmen. Was Sie beachten sollten, damit Ihre Videokonferenzen erfolgreich sind, wird in diesem Beitrag beschrieben. Darüber hinaus finden Sie bei Brother weitere Informationen rund um das Thema Videokonferenzen in Unternehmen.

Vorteile, die Videokonferenzen bieten können

  • Sie sparen Zeit und Geld: Durch den Einsatz von Videokonferenzen sparen Sie neben den Kosten, die durch An- und Abreise entstehen (Fahrkosten, Hotelkosten und Spesen) auch Kosten der Arbeitszeit, die während der Fahrten verbracht wird.
  • Sie steigern Ihre Produktivität und Effizienz: Durch die Nutzung von Videokonferenzen sind Ihre  Mitarbeiter nur für die Zeit der eigentlichen Besprechung gebunden und schnell wieder an ihrem Arbeitsplatz verfügbar.
  • Sie vereinfachen die Unternehmenskommunikation: Umständliche Dokumentationen und ausschweifender Fax- und Mailverkehr, mehrfaches Nachfragen über Abteilungen hinweg gehören der Vergangenheit an. Durch Videokonferenzen steht das Wissen im Unternehmen für mehr Mitarbeiter schneller zur Verfügung.
  • Sie erleichtern die Zusammenarbeit über Standort- und Ländergrenzen hinaus: Intensiver als bei Mail- oder Telefonverkehr können Mitarbeiter und Führungskräfte zusammenarbeiten, weil sie auch Signale der nonverbalen Kommunikation erhalten und bei Missverständnissen schneller eingreifen können. Zudem können sie während der Videokonferenz auch gemeinsam Präsentationen anschauen und Daten in Echtzeit einsehen und austauschen.
  • Sie helfen der Umwelt: Durch die virtuelle Zusammenarbeit  können Sie auf unzählige Fahrten oder Flüge zu den Meetings und Konferenzen verzichten und damit  helfen, den CO2-Ausstoß zu senken.

Worauf Sie bei Videokonferenzen achten sollten:

Die virtuelle Zusammenarbeit bietet viel Einsparungspotential – aber ist sie deshalb auch automatisch effizient? Potential für verschiedene Reibungsverluste gibt es auf jeden Fall. Das liegt einerseits in den häufig ad-hoc zusammengestellten Team, deren Mitglieder sich nicht persönlich kennen. Wenn dann die Kommunikation auch noch über Länder- und Sprachgrenzen hinweg verläuft, und einige Teilnehmer nicht in der Muttersprache kommunizieren können, ergeben sich zusätzliche Schwierigkeiten. Aber auch technische Hindernisse und Verbindungsstörungen können eine effektive Zusammenarbeit zumindest beeinträchtigen.

Damit Ihre Videokonferenzen effektiv und erfolgreich sind, sollten Sie bereits im Vorfeld einige Überlegungen tätigen. Diese Vorüberlegungen beziehen sich hauptsächlich auf das WIE Ihrer Videokonferenz.

Umstellungen in der Kommunikation

Sprechen Sie möglichst deutlich und nicht zu schnell. Insbesondere bei internationalen Besprechungen, bei denen die gewählte Sprache nicht von allen Teilnehmern gleich gut beherrscht wird,  können normale Verzerrungen während der Übertragung das Verstehen und damit die Kommunikation beeinflussen.

Im Gegensatz zu einer reinen Telefonkonferenz haben Sie bei einer Videokonferenz die Chance, Ihr Gegenüber zu sehen und so über die reinen Worte hinaus, seine Mimik und Gestik als wichtigen Teil der Kommunikation wahrnehmen zu können. Gerade Videokonferenz-Anfängern macht der Gedanke, dass ihr Gegenüber sie beobachten kann, Angst und lässt sie wie versteinert vor der Kamera sitzen. Versuchen Sie sich ganz „normal“ mit all Ihrer Mimik zu geben.

Neben der Mimik spielt auch die Gestik bei Videokonferenzen eine Rolle.  Achten Sie darauf, nicht zu viele und zu intensive Gesten und zu schnelle Bewegungen zu nutzen. Einerseits verdecken Sie sonst möglicherweise Ihr Gesicht, andererseits könnte – je nach Übertragungsqualität – das Bild deutlich verzerrt dargestellt werden.

Übrigens: Denken Sie auch daran, dass Sie in einer „normalen“ Besprechung Ihr Gegenüber direkt anschauen – Sie sozusagen den Blickkontakt suchen. Bei der Videokonferenz ist dies anders. Sie müssen in die Kamera blicken, um Ihrem Gegenüber direkt in die Augen zu schauen. Es hilft, wenn Sie das Video von Ihrem Gegenüber direkt in die Nähe der Kamera platzieren.

Probieren Sie es doch einfach mal aus

Ob für Sie und Ihr Unternehmen, die Videokonferenz ein neues effektives Mittel zur Gestaltung Ihrer Unternehmenskommunikation werden kann, hängt sicher von verschiedenen Faktoren ab. Zu erwarten ist, dass das klassische Meeting immer mehr zum Auslaufmodell wird. Es ist davon auszugehen, dass in den kommenden Jahren der Anteil von Videokonferenzen auf rund zwei Drittel steigen dürfte. Das klassische Meeting in der Firma könnte zum Auslaufmodell werden. Also, verpassen Sie nicht den Trend.


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Videokonferenzen – auch für KMU sinnvoll